Met de coronacrisis gaan we een nieuwe fase van herstart in. Een uitdaging voor veel bedrijven. Veel uitgangspunten van het werken in een team staan onder druk. Ook de inrichting van gebouwen was tot voor kort gericht op een, in fysiek opzicht, optimale samenwerking. Voorlopig kunnen we ervan uitgaan dat thuiswerken de voorkeur geniet boven dat alle medewerkers fysiek naar kantoor komen. Op het gebied van kantoorinrichting komen we er wel uit, maar wat wél een uitdaging vormt is de samenwerking binnen teams. Hoe hou je binding met elkaar? Hoe behoud je commitment? Waar staan we als team voor? Veel ogen zijn dan gericht op de managers, die denken heel hard aan het werk te moeten met afspraken maken.

“Veel ogen zijn gericht op de managers, die denken heel hard aan het werk te moeten met afspraken maken.”

Als we denken vanuit groepsdynamica verandert er weinig aan de ideale manier van samen werken. Het draait nog steeds om gemeenschappelijke doelen, vrijheid van handelen, veiligheid en groepsverantwoordelijk voor zowel de kwaliteit als de kwantiteit. De veiligheid in het samenwerken is de basis. Je dient elkaar op collegiaal niveau feedback te kunnen en mogen geven. Dit moet gefaciliteerd worden.

Met de toename van thuiswerk kan de manager evengoed vanuit dezelfde uitgangspunten blijven werken. Alleen de media waarlangs samen wordt gewerkt zijn anders. Eerst gebeurde alles, natuurlijk ook zonder bijzijn van de manager, fysiek op kantoor. Nu gebeurt dit, door gebruik te maken van Facetime, Teams, Zoom enzovoorts, op een ander manier.

“Achter schermen praten schept afstand en kan tot passiviteit leiden.”

Deze media hebben communicatiespelregels. Achter schermen praten schept afstand en kan tot passiviteit leiden. Van de manager vraagt het de skills die hij of zij al hoort te hebben; let op een korte agenda, voorkom een ‘één-acter’, anders raken deelnemers afgeleid, en leid de bijeenkomst zodanig dat er een evenwichtige participatie van alle deelnemers is. Daarom is het verstandig het aantal deelnemers te beperken tot maximaal acht. Houd toezicht op ‘etherdiscipline’. Laat personen uitspreken en houd rekening met vertraging, maar nog belangrijker; hou individueel contact door eenmaal per week een medewerker te bellen met de vraag: ‘hoe gaat het?’.

De manager blijft ook de coach die ervoor zorgt dat zijn of haar teamleden ook zonder manager het werk optimaal kunnen blijven doen. Maak daarbij ook duidelijke afspraken waarvoor welk medium wordt ingezet. Wanneer gebruik je de chat, telefoon, video of juist e-mail?

Ik daag de software-bouwers uit om een dashboard te bouwen en al de beschikbare media voor een medewerker in één keer in zicht te laten zijn om te zien of er iets binnenkomt en of een (snelle) actie wenselijk is.

Wil je meer weten over zelforganiserende teams, ook in coronatijd?
Bel René Voorwerk van Eding & Partners, 06 456 42298